Trabajo remoto: 6 herramientas para lograrlo exitosamente

Llevar tu oficina a un entorno digital es posible y aquí te recomendamos 6 herramientas que te ayudarán a lograrlo exitosamente. Hemos implementado estas herramientas en la Universidad Anáhuac Mayab y ahora te compartimos algunos consejos que seguramente te ayudarán a conseguir con éxito un esquema de trabajo remoto.

No es ningún secreto que los recientes acontecimientos están afectando a grandes y pequeñas empresas. Y para evitar posibles contagios ante la pandemia del Covid-19, muchas personas están trabajando vía remota, dado que la mayoría de los países afectados ha puesto en cuarentena a sus habitantes. En la Universidad hace algún tiempo comenzamos a implementar el esquema de trabajo remoto de manera parcial y las circunstancias actuales nos han llevado a trabajar bajo este esquema 100% remoto. 

Aquí te compartimos las herramientas indispensables para este labor.

1. Slack

La comunicación dentro del equipo es de suma importancia para alcanzar las metas y, más aún, en un entorno digital. En una oficina física decirle algo a un compañero puede generar aportación por parte de los demás compañeros, mientras que en una plataforma de mensajería instantánea, los mensajes directos son entre el remitente y el destinatario, aunque siempre podrás crear canales con tus equipos.

Slack es un software de mensajería instantánea desarrollado para empresas con el fin de organizar y agilizar la información entre colaboradores.

Ventajas:

• Es gratuita
• Intuitiva para la mayoría de los usuarios
• Es multiplataforma y puedes llevarla en cualquier dispositivo desde una web app.
• Integración con múltiples plataformas como Asana, Outlook, Gmail, HubSpot, y muchas más.
• No comprime los archivos. Es decir, puedes enviar archivos rápidamente y sin que pierdan calidad, desde cualquier dispositivo con Slack.
• Vídeo llamadas 1 a 1.

Desventajas:

• Número de mensajes limitados a 10k y después comienzan a eliminarse. No recomiendo utilizarlo como knowledge base o repositorio de información.
• Si no eres tan “tecnológico” puede ser complicado al inicio pero luego te encantará.

Como puedes ver, Slack es una excelente opción para llevar la comunicación presencial al entorno digital sin perder la sensibilidad e importancia de la misma.

Recomendaciones

Es importante crear políticas para su uso como:

• Todos los colaboradores deberán estar conectados mientras estén en funciones.
• El perfil de cada usuario es de suma importancia. Se sugiere complementarlo al 100% con fotografía, puesto, etc. 
• El “status” del usuario es muy importante para optimizar la comunicación. Indica si saliste a comer, si estás en una reunión o incluso si estás fuera de conexión.
• Crear grupos particulares para cada tema importante, esto con el objetivo de generar equipos en canales específicos.

Estas son algunas recomendaciones pero, sin duda, tu equipo encontrará las más pertinentes de acuerdo a su dinámica de trabajo.

2. Google Drive

El trabajo colaborativo toma cada vez mayor relevancia en las organizaciones. Incluso si tu organización no se encuentra explorando esquemas de trabajo remoto, existen herramientas que te ayudarán a eficientar el trabajo y a estar preparados en caso de que sea necesario trabajar desde casa o cualquier lugar.

Google Drive es un servidor de almacenamiento en la nube que ayuda a tener toda la información de tu equipo en internet, accesible desde cualquier parte del mundo con fuertes protocolos de seguridad y jerarquización de permisos para acceder.

Además, Google Drive cuenta con diversas aplicaciones para texto, hojas de cálculo, presentaciones, y más. Seguramente estás acostumbrado a utilizar Power Point, Word, Excel y más de estas herramientas de Microsoft, ahora tendrás las mismas posibilidades pero en línea, que se guardan automáticamente y los cambios aparecen en vivo para todos los que colaboren en el documento.

Ventajas

• Es gratuita. Sólo requieres una cuenta de correo de Gmail y tendrás 15 GB en la nube, por cuenta.
• Diseño que facilita a la mayoría de usuarios entender la plataforma y sacarle gran provecho.
• Accesible a través de múltiples dispositivos y desde su aplicación web.

Desventajas

• Aunque la plataforma es gratuita, está limitada a 15 GB por usuario. En caso de necesitar más o requerir una plataforma más robusta, te recomendamos una opción para empresa.

3. Google Hangouts

¿Qué sería de la vida de oficina si no existieran las juntas? Quizás sería hermoso, sin embargo, la realidad es otra y aunque cada vez optimizamos más los canales de comunicación para reducir las juntas a correos electrónicos o incluso a mensajes de Slack, las reuniones siguen teniendo gran importancia al momento de tomar decisiones como equipo y de avanzar hacia nuestros objetivos.

Existen diversas aplicaciones para realizar Video Meetings, y en este artículo te presentamos una de las más populares y accesibles para todos. Pero recuerda, utliza la que mejor se acomode a las necesidades de tu equipo.

Implementamos la herramienta de Google Meet disponible en la G Suite para Business, la versión gratuita de Google para reuniones es Google Hangouts y cumple la misma función únicamente limitando algunas funciones. 

Comienza tu videollamada con unos pocos clics. Sólo necesitas ingresar al sitio oficial con tu correo electrónico de Gmail  haciendo clic aquí y después invitar a tus colegas a unirse a la reunión.

Ventajas

• Es gratuita.
• Accesible desde múltiples dispositivos.
• Hasta 25 participantes
• Sin límite de tiempo en conferencia.

Desventajas

• Hasta 25 participantes. Si tu equipo es mayor, prueba otra opción como Zoom, la cual permite hasta 100 participantes en su versión gratuita.
• La calidad de vídeo no es la más alta aunque en la versión business tienes más opciones.

Recomendaciones

Para lograr reuniones más productivas, te compartimos algunas recomendaciones:

1. Todos deberán tener el micrófono silenciado a menos que vayan a hablar, esto reduce las posibilidades del eco e interrupciones no planeadas.
2. Todos con audífonos. Esto evita el sonido de rebote o eco por uso de bocinas.
3. Todos con la cámara activada, esto ayuda a humanizar las reuniones y las acerca mucho a la calidad de una reunión física.

4. Email

Existen dos grandes competidores, podríamos decir que son 50% y 50% en participación del mercado. Sin importar si eres team Outlook o Gmail, lo importante es que saques máximo provecho de esta herramienta. Te compartimos algunas políticas y recomendaciones que hemos implementado para hacer un mejor uso de la misma.

Recomendaciones:

• Después de cada reunión virtual, envía un correo electrónico a todos los participantes con los acuerdos tomados y las tareas asignadas con su responsable, esto ayudará a tener continuidad y hacer que las videoconferencias tengan mayor éxito.
• Asuntos claros y homologados. ¿Cuántas veces nos hemos roto la cabeza buscando un correo? Utiliza palabras clave en tus asuntos de correo de tal forma que sean fáciles de entender y de encontrar. Por ejemplo: “Presentación 1” seguro que será algo difícil de encontrar, sin embargo “Proyecto de Rennovación Web | Reunión 2 - Insumos y tareas de avance sobre el diseño” seguramente tendrá mayor contexto y relevancia al buscar cualquiera de las palabras.
• Sé específico y siempre deja fechas sobre los temas o tareas que se redacten en el mismo, ya que esto se convierte en compromisos.

5. Knowledge Base o Bases de Conocimiento

Para muchas organizaciones esta no es una práctica común. Almacenar de manera digital la Base de Conocimiento con la que cuenta la empresa es de gran importancia ya que trae diversos beneficios a mediano y largo plazo.

En esta ocasión te presentamos Notion una herramienta Freemium (con versión gratuita y de pago) que agrupa diversas funciones, entre ellas la de tener una librería con tus procesos, protocolos y recursos que sean accesibles para todo el equipo.

Si se implementa bien, puede reducir significativamente  la curva de aprendizaje y adaptación de los nuevos colaboradores al tener toda la Base de Conocimiento en un solo lugar. Nosotros recién estamos probando la herramienta y nos ha parecido increíble.

6. Asana

El trabajo de cualquier organización está basado en proyectos que al final del día se convierten en tareas para lograr objetivos.

Asana es una herramienta de Project Management que sirve para gestionar las tareas del equipo y generar conversaciones en cada una de ellas. 

Algunas de las características principales son:

• Crea tareas con fecha de tiempo y responsables.
• Crea subtareas que te ayudarán a alcanzar tu idea principal.
• Conecta Asana a Slack para estar enterado en tiempo real de los avances de las tareas.

Ventajas

• Software freemium con una versión gratuita muy completa.
• Cuenta con una interfaz de fácil uso.
• Proyectos ilimitados.
• App para móvil, versión web y múltiples integraciones con Slack, correo y más plataformas.

Desventajas

• Hasta 15 usuarios en la versión gratuita. Te recomendamos que lo implementes por oficinas o que migres a la versión pagada en caso de requerir más. Además, Notion cuenta con un project management, puedes probar ambos.

Recomendaciones

• Nombra a las tareas con verbos, por ejemplo, en vez de utilizar “Diseño de poster” utiliza algo como “Diseñar Poster para Evento X”, este tipo de redacción invita a la acción.
• No dejes tarea sin asignaciones ni tiempos de entrega, estarías perdiendo las ventajas de la herramienta.
• Configura tu correo electrónico para únicamente recibir las notificaciones que prefieras, de lo contrario, podrías estar lleno de correos de Asana.

Estas son algunas herramientas esenciales que te ayudarán trabajar en equipo desde casa de manera accesible y ágil, sin perder de vista los objetivos y que además seguramente serán de gran utilidad para incrementar la productividad.

Todas ellas se pueden integrar entre sí y con ello, crear un robusto ecosistema digital para tu equipo de trabajo remoto. Te invitamos a probar estas herramientas y compartirnos cuáles fueron los resultados. Si conoces alguna otra, compártela con nosotros en twitter.