Cómo mejorar la comunicación en tu lugar de trabajo

¡Nos despertamos y el mundo está en cuarentena! Los hogares se han convertido en lugares de trabajo, estudio y ocio; sin embargo, en medio de toda esta situación - que por momentos parece una película de suspenso - también se reconoce que la digitalización se ha hecho presente.

La educación, los negocios, las compras, los servicios, incluso las reuniones virtuales que probablemente antes se veían únicamente como una alternativa, hoy son una realidad cotidiana.

Entonces no todo es malo, al contrario, hemos encontrado nuevas oportunidades y medios de comunicación, hacer negocios y compartir nuestro día a día con los demás. Por ejemplo, si te encuentras trabajando desde casa y experimentando el Home Office, siéntete más cómodo con estos consejos que serán muy útiles para ti pues te ayudarán a aumentar la productividad en tus juntas en línea y mejorar la comunicación entre tus colaboradores.

Juntas Virtuales

• Envía la convocatoria de tu reunión en línea con anticipación.
• Toma en cuenta las agendas de los participantes. 
• Invita únicamente a las personas que tendrán intervención. 
• Antes de iniciar, presenta a cada uno de los miembros del equipo. 
• Comparte con todos el objetivo de la junta. 
• Revisa punto por punto la minuta previamente establecida. 
• Toma nota y determina responsables para cada tarea o acuerdo. 
• Comparte tu pantalla cuando requieras mostrar algún ejemplo o avance sobre el proyecto. 
• No te distraigas. Mantén siempre el interés en la junta. 
• Respeta la duración establecida para la reunión.
• Graba la sesión para que puedas compartirla posteriormente.
  
  

Videoconferencias

• Elige un espacio adecuado y con una buena iluminación.
• Cuida tu imagen y aspecto personal. Recuerda que habla mucho de ti.
• Realiza pruebas técnicas (de audio, video y conexión a internet) con antelación.
• Evita ruidos o interrupciones. 
• Utiliza audífonos para reducir el eco. 
• Mantén contacto visual con tu público a través de la cámara. 
• No grites, utiliza un tono de voz adecuado y claro. 
• Evita movimientos exagerados con tus manos o cuerpo. 
• Realiza una sesión dinámica a través de preguntas y respuestas, mediante comentarios o cediendo la palabra, para asegurarte que todo haya quedado claro. 
• Respeta las intervenciones de otras personas. 
• Comparte un medio de contacto (correo electrónico, página web o red social) para futuras dudas.
  
  

Seminarios web 

• Accede a una plataforma que te permita organizar webinars.
• Elige temas específicos que sean de interés para tu público
• Promueve el webinar a través de las redes sociales 
• Invita a expertos para que compartan su conocimiento 
• Prepara un guión del seminario web para tenerlo como guía del evento
• Solicita retroalimentación a tus participantes cuando concluya el seminario

Los seminarios web son una excelente herramienta para capacitar a tus colaboradores y mejorar la comunicación interna pues se intercambian conocimientos y enseñan habilidades prácticas para mejorar su desempeño. Son convenientes cuando los equipos de las organizaciones son muy grandes.

Las plataformas donde se organizan los seminarios web suelen ser interactivas ya que cuentan con diferentes funcionalidades como pizarra, salas para grupos pequeños, fondos de pantalla, entre otros.

Al final lo más importante es que logres engagement con todos los participantes y que vayan entendiendo cuál fue el objetivo de haberlos convocado. Genera la oportunidad de que participen en la junta, se lleven un nuevo aprendizaje, un proyecto o el compromiso de realizar alguna tarea.

Aprovecha las circunstancias únicas en este tipo de reunión para desarrollar nuevas formas de comunicación efectiva con tus colegas, colaboradores o familia, porque aunque pronto se regrese a la normalidad, será muy diferente por todo lo que has aprendido.