Llevar tu oficina a un entorno digital es posible y aquí te recomendamos 6 herramientas que te ayudarán a lograrlo exitosamente. Hemos implementado estas herramientas en la Universidad Anáhuac Mayab y ahora te compartimos algunos consejos que seguramente te ayudarán a conseguir con éxito un esquema de trabajo remoto.
No es ningún secreto que los recientes acontecimientos están afectando a grandes y pequeñas empresas. Y para evitar posibles contagios ante la pandemia del Covid-19, muchas personas están trabajando vía remota, dado que la mayoría de los países afectados ha puesto en cuarentena a sus habitantes. En la Universidad hace algún tiempo comenzamos a implementar el esquema de trabajo remoto de manera parcial y las circunstancias actuales nos han llevado a trabajar bajo este esquema 100% remoto.
Aquí te compartimos las herramientas indispensables para este labor.
La comunicación dentro del equipo es de suma importancia para alcanzar las metas y, más aún, en un entorno digital. En una oficina física decirle algo a un compañero puede generar aportación por parte de los demás compañeros, mientras que en una plataforma de mensajería instantánea, los mensajes directos son entre el remitente y el destinatario, aunque siempre podrás crear canales con tus equipos.
Slack es un software de mensajería instantánea desarrollado para empresas con el fin de organizar y agilizar la información entre colaboradores.
Ventajas:
Desventajas:
Como puedes ver, Slack es una excelente opción para llevar la comunicación presencial al entorno digital sin perder la sensibilidad e importancia de la misma.
Recomendaciones
Es importante crear políticas para su uso como:
Estas son algunas recomendaciones pero, sin duda, tu equipo encontrará las más pertinentes de acuerdo a su dinámica de trabajo.
El trabajo colaborativo toma cada vez mayor relevancia en las organizaciones. Incluso si tu organización no se encuentra explorando esquemas de trabajo remoto, existen herramientas que te ayudarán a eficientar el trabajo y a estar preparados en caso de que sea necesario trabajar desde casa o cualquier lugar.
Google Drive es un servidor de almacenamiento en la nube que ayuda a tener toda la información de tu equipo en internet, accesible desde cualquier parte del mundo con fuertes protocolos de seguridad y jerarquización de permisos para acceder.
Además, Google Drive cuenta con diversas aplicaciones para texto, hojas de cálculo, presentaciones, y más. Seguramente estás acostumbrado a utilizar Power Point, Word, Excel y más de estas herramientas de Microsoft, ahora tendrás las mismas posibilidades pero en línea, que se guardan automáticamente y los cambios aparecen en vivo para todos los que colaboren en el documento.
Ventajas
Desventajas
¿Qué sería de la vida de oficina si no existieran las juntas? Quizás sería hermoso, sin embargo, la realidad es otra y aunque cada vez optimizamos más los canales de comunicación para reducir las juntas a correos electrónicos o incluso a mensajes de Slack, las reuniones siguen teniendo gran importancia al momento de tomar decisiones como equipo y de avanzar hacia nuestros objetivos.
Existen diversas aplicaciones para realizar Video Meetings, y en este artículo te presentamos una de las más populares y accesibles para todos. Pero recuerda, utliza la que mejor se acomode a las necesidades de tu equipo.
Implementamos la herramienta de Google Meet disponible en la G Suite para Business, la versión gratuita de Google para reuniones es Google Hangouts y cumple la misma función únicamente limitando algunas funciones.
Comienza tu videollamada con unos pocos clics. Sólo necesitas ingresar al sitio oficial con tu correo electrónico de Gmail haciendo clic aquí y después invitar a tus colegas a unirse a la reunión.
Ventajas
Desventajas
Recomendaciones
Para lograr reuniones más productivas, te compartimos algunas recomendaciones:
Existen dos grandes competidores, podríamos decir que son 50% y 50% en participación del mercado. Sin importar si eres team Outlook o Gmail, lo importante es que saques máximo provecho de esta herramienta. Te compartimos algunas políticas y recomendaciones que hemos implementado para hacer un mejor uso de la misma.
Recomendaciones:
Para muchas organizaciones esta no es una práctica común. Almacenar de manera digital la Base de Conocimiento con la que cuenta la empresa es de gran importancia ya que trae diversos beneficios a mediano y largo plazo.
En esta ocasión te presentamos Notion una herramienta Freemium (con versión gratuita y de pago) que agrupa diversas funciones, entre ellas la de tener una librería con tus procesos, protocolos y recursos que sean accesibles para todo el equipo.
Si se implementa bien, puede reducir significativamente la curva de aprendizaje y adaptación de los nuevos colaboradores al tener toda la Base de Conocimiento en un solo lugar. Nosotros recién estamos probando la herramienta y nos ha parecido increíble.
El trabajo de cualquier organización está basado en proyectos que al final del día se convierten en tareas para lograr objetivos.
Asana es una herramienta de Project Management que sirve para gestionar las tareas del equipo y generar conversaciones en cada una de ellas.
Algunas de las características principales son:
Ventajas
Desventajas
Recomendaciones
Estas son algunas herramientas esenciales que te ayudarán trabajar en equipo desde casa de manera accesible y ágil, sin perder de vista los objetivos y que además seguramente serán de gran utilidad para incrementar la productividad.
Todas ellas se pueden integrar entre sí y con ello, crear un robusto ecosistema digital para tu equipo de trabajo remoto. Te invitamos a probar estas herramientas y compartirnos cuáles fueron los resultados. Si conoces alguna otra, compártela con nosotros en twitter.